13 ميزة تجعلك أعظم مدير في نظر موظفيك

13 ميزة تجعلك أعظم مدير في نظر موظفيك
*****************************
المصدر:
إعداد: كفاية أولير

التاريخ: 16 سبتمبر 2014

متى يُطلق الموظفون على مديرهم وصف «مديرنا عظيم»، قد تتفاوت السمات التي قد تجعل من المديرين «مديرين عظاماً» من موظف لآخر ولكن أوفيس فايبل .كوم وجدت أن هناك 13 سمة تجعل من أي مدير في العالم (مديراً عظيماً) في أعين الموظفين العاملين طبقاً لاستطلاعات مطولة للموظفين في العالم ، وتتمثل تلك السمات في الإيجابية والصدق وعدم السيطرة والتواصل والثناء والإشادة والتشجيع والإلهام ووضع هدف موحد والمساعدة والعدل بين الموظفين.

1 فكّر

بإيجابية وحاول فهم قوة السيكولوجية الإيجابية وأنظر لكل حالة على أنها تُشكّل فرصة للتعلم.

2 كُن

صادقاً مع موظفيك وقل لهم الحقيقة حتى لو كانت مؤلمة.

3 لا

تضغط على الموظف وقاوم إغراء السيطرة على كل صغيرة.

4 تواصل

مع جميع الموظفين، فالكثير من المشكلات في المؤسسات ناجمة عن ضعف التواصل.

5 ألهم

موظفيك وأدعوهم لأن يكون لديهم نفس مستوى الحماس الذي لديك.

6 اجمع

فريق العمل على تحقيق هدف واحد على المدى البعيد.

7 ساعد

موظفيك في أن يوازنوا ما بين عملهم وحياتهم الشخصية، فذلك سيحسن من أدائهم.

8 أثني

على الموظفين لديك في العمل، فالثناء سيعزز من الثقة لديهم.

9 شجّع

الموظفين العاملين لديك على تحقيق النمو، فذلك سيُعزز من إنتاجيتهم.

10 أشد

بإنجازات الموظفين لديك حتى ولو كانت بسيطة.

11 ارشد

الموظفين لكيفية إنجاز العمل ولا تتبع أسلوب الأمر.

12 لا

تخص موظفاً بعينه بالاهتمام دون باقي الموظفين.

13 ساعد

الموظفين من خلال استخدام الأدوات الصحيحة على بناء العادات الجيدة مما سيخلق بيئة صحية وسعادة وإنتاجية أكبر.

المصدر: أوفيس فايبل .كوم

من هو سلطان الأباريق؟؟

من هو سلطان الأباريق؟؟
يحكى أن رجلاً كانت وظيفته ومسؤوليته هي الإشراف على الأباريق لحمام عمومي، والتأكد من أنها مليئة بالماء بحيث يأتي الشخص ويأخذ أحد الأباريق ويقضي حاجته ، ثم يرجع الإبريق إلى صاحبنا، الذي يقوم بإعادة ملؤها للشخص التالي وهكذا.في إحدى المرات جاء شخص وكان مستعجلا فخطف أحد هذه الأباريق بصورة سريعة وانطلق نحو دورة المياه، فصرخ به مسؤول الأباريق بقوة وأمره بالعودة اليه فرجع الرجل على مضض،وأمره مسؤول الأباريق بأن يترك الإبريق الذي في يده ويأخذ آخر بجانبه،فأخذه الشخص ثم مضى لقضاء حاجته، وحين عاد لكي يسلم الإبريق سأل مسؤول الأباريق: لماذا أمرتني بالعودة وأخذ إبريق آخر مع أنه لا فرق بين الأباريق،؟ فقال مسؤول الأباريق بتعجب: إذن ما عملي هنا؟ إن مسؤول الأباريق هذا يريد أن يشعر بأهميته وبأنه يستطيع أن يتحكم وأن يأمر وأن ينهى ،مع أن طبيعة عمله لا تستلزم كل هذا ولا تحتاج إلى التعقيد، ولكنه يريد أن يصبح سلطان الأباريق

 إن سلطان الأباريق موجود بيننا وتجده أحياناً في المؤسسات أو في الجامعات أو المدارس أو في المطارات، بل لعلك تجده في كل مكان تختلط فيه بالناس ألم يحدث معك، وأنت تقوم بإنهاء معاملة تخصك، أن تتعطل معاملتك لا لسبب إلا لأنك واجهت سلطان الأباريق الذي يقول لك:اترك معاملتك عندي وتعال بعد ساعتين أو غداً أو بعد كذا من الزمن ؟ ثم يضعها على الرف وأنت تنظر مع أنها لا تحتاج إلا لمراجعة سريعة منه ، ثم يحيلك إلى الشخص الآخر، ولكن كيف يشعر بأهميته إلا إذا تكدست عنده المعاملات؟ 

وتجمع حوله المراجعون..إنه سلطان الأباريق إن ثقافة سلطان الأباريق تنسحب

 يوهموك بأنهم مهمون، وما علموا أن أهميتهم تنبع من كراسيهم أكثر من ذواتهم ولكنك تستغرب من ميل الناس إلى الشدة وإلى التضييق على عباد الله في كل صغيرة وكبيرة، ولا نفكر بالرفق أو اللين أو خفض الجناح، بل نعتبرها من شيم الضعفاء

إنها دعوة لتبسيط الأمور لا تعقيدها ولتسهيل الإجراءات لا تشديدها وللرفق بالناس لا أن نشق عليهم، ولكم نحن بحاجة للتخلص من عقلية سلطان الأباريق ولتعرفوا أن هناك رب فوقكم و مطلع على ما تفعلون
وتذكروا دائماً
قول حبيبنا صلى الله عليه وسلم : (( اللَّهُمَّ مَنْ وَلِيَ مِنْ أَمْرِ أُمَّتِي شَيْئًا فَشَقَّ عَلَيْهِمْ فَاشْقُقْ عَلَيْهِ، وَمَنْ وَلِيَ مِنْ أَمْرِ أُمَّتِي شَيْئًا فَرَفَقَ بِهِمْ فَارْفُقْ بِهِ )) رواه مسلم

عصبية المدير

عصبية المدير

خلال تجواله في المصنع لاحظ المدير شابا يستند إلى الحائط ولا يقوم بأي عمل ...

اقترب منه وقال له بهدوء : كم مكسبك ؟

كان الشاب هادئا ومتفاجئا بالسؤل الشخصي ,, واجاب :

تقريبًا أكسب 2000 ريال شهريا يا سيدي , لماذا ؟

بدون إجابة المدير اخرج محفظته واخرج2000 ريال نقدا واعطاها للشاب

(بمثابة إنهاء الخدمة)

ثم قال : أنا أدفع للناس هنا ليعملوا وليس للوقوف والان هذا راتبك الشهري مقدماً .... اخرج ولاتعد

استدار الشاب وأسرع في الإبتعاد عن الأنظار

نظر المدير إلى الباقين وقال المدير بنبرة تهديد :

هذا ينطبق على الكل في هذه الشركة ... من لا يعمل ننهي عقده مباشرةً

اقترب المدير من أحد المتفرجين وسأله من هو الشاب الذي قمت أنا بطرده ؟

فجاءه الرد المفاجئ :

كان رجل توصيل البيتزا يا سيدي ...

قالوا في الغضب ....

تكلم وأنت غاضب .. فستقول اعظم حديث تندم عليه طوال حياتك ...

لاتتخذ قراراً وأنت غاضب ، فالرصاصة التي تخرج لايمكن إعادتها ؟

إدارة السلوك

إدارة السلوك

كل سلوك يسبقه تصور (خيال) وكل تصور يسبقه تفكير

والبطولة أن تكون تصوراتك صحيحة … (حق لا باطل)

هذا يحدث عندما تجيب على سؤالين :

من أنت ..؟

من خالقك .. ؟


{قُلْ هَلْ نُنَبِّئُكُمْ بِالْأَخْسَرِينَ أَعْمَالاً * الَّذِينَ ضَلَّ سَعْيُهُمْ فِي الْحَيَاةِ الدُّنْيَا وَهُمْ يَحْسَبُونَ أَنَّهُمْ يُحْسِنُونَ صُنْعاً} … الكهف
103

إدارة السلوك تحصل من خلال التحكم بحركات الجسد ونبرة الصوت وطريقة التنفس

وبواسطة تقنيات ومهارات الهندسة النفسية نستطيع إدارة السلوك، ويمكننا الحصول على النتائج التالية:

- تغيير السلوك السلبي إلى ايجابي

- القضاء على العادات القهرية

- الاتصال الإيجابي وتحقيق الألفة مع الآخرين عن طريق (المجاراة والقيادة)

ومن التقنيات التي تعين على تغيير سلوك سلبي أو اكتساب سلوك إيجابي … هي:

مولد السلوك الجديد:

وهي تقنية بسيطة جداً، يمكنكم القيام بها بدون الاستعانة بمدرب أو ممارس، وبالتأكيد ستكون نتائجها أفضل بمساعدة المدرب المختص

1. اختار السلوك الذي تريد اكتسابه أو تقويته أو تـَعلّم فنونه (مثلا، الخطابة والثقة بالنفس أثناء إلقاء كلمة)

2. حدد شخص تعرفه يمتلك هذا السلوك ويؤديه بشكل ممتاز ويعجبك (خطيب أو محاضر بارع)

3. تخيل النموذج (الشخص الذي حددته) وهو يقوم بالسلوك (إلقاء كلمة أو خطبة أمام عدد كبير من المشاهدين) (حالة انفصال)

4. اقترب أكثر من النموذج حتى ترى وتسمع نفسك تؤدي السلوك (حالة انفصال)

5. قم بترتيب الأحداث في مخيلتك وكأنك مُخرج، حتى تصبح راضيا تماما عن المشهد الذي تتخيله

6. طبق الدور الذي حددته، وادخل لتأديته كممثل وتخيل نفسك كيف ستكون (حالة اتحاد)

7. بعدها تخيل نفسك في فترة زمنية قادمة وأنت تؤدي هذا السلوك، بحيث تتخيل المكان والزمان وكل المؤثرات المحيطة التي ستكون في الحدث الذي سيكون (مجاراة مستقبلية)

هل أنت مدير ام هل أنت مهندس ؟

هل أنت مدير ام هل أنت مهندس ؟

يحكى ان رجلا كان يركب بالونا هوائيا ..لاحظ انه قد ضل الطريق...فهبط قليلا حتى اقترب من الارض..واذ راى سيدة فى الاسفل فنادى عليها بصوت عال:"اريد ان اسالك سؤالا..فلقد قطعت وعدا لأحد زملائى بانى ساقابله وتاخرت عن موعدى ساعة كاملة..وانا لا اعلم اين انا ..يبدو اننى تهت ..فهل يمكنك ان تخبرينى اين انا الان؟؟؟؟

رفعت السيدة راسها واجابت:" حسنا .انت الان فعليا داخل بالون يعلو عن سطح الارض 10 امتار..وجغرافيا بين 40 و41 درجة شمال عرض ..و 59 و 60 درجة غرب طول.

فصاح الرجل:"ما هذا الذى تقولينه..فانا لم افهم شيئا".....فأجابت:" انظر الى المؤشرات الموجودة فى البالون وستفهم..."

فنظر الرجل ..وقال لها.." حسنا هذه الارقام موجودة بالفعل..هل انت مهندسة؟؟" ...فأجابت:" نعم ..كيف عرفت؟؟"

فرد قائلا:" لان المعلومات التى اخبرتنى بها صحيحة..ولكنها غير مفيدة..فأنا لا اختبر قدراتك الهندسية..إنما اريد ان اعرف اين انا...ارجوك...الا تستطيعين الاجابة عن هذا السؤال البسيط دون استعراض او تظاهر بالذكاء؟؟؟؟؟

نظرت اليه السيدة وقالت::" هل انت مدير؟؟"

فأجابها الرجل :" بالفعل..كيف عرفت؟؟"

قالت:" لانك لا تعلم اين انت ولا الى اين انت ذاهب ....ولانك لم تصل مكانك الا بفعل قليل من الهواء الساخن..ولانك قطعت وعدا على نفسك ولا تعلم كيف ستفى به..ولانك تتوقع ممن هم تحتك ان يطيعوك ويحلوا لك مشكلاتك"

15 نصيحة لنجاح رجال الاعمال المبتدئين

1- حافظ على دوافع حماسك: إن افضل طريقة لكي تحصل على دافع الحماسة هي بقرائة قصص نجاح -”يمكنك قرائتها من هنا”- بقدر ما تشاهد نجاح الناس بقدر ما ستشعر بزيادة فرصتك للنجاح. طبعا، اذا قمت بقراءة قصص عن اناس فاشلين، لن تحصل على اي دافع تتحمس من اجله! كونك رجل اعمال مبتداء، ستكون مررت باوقات عصيبة ولكن لو كنت تملك ما يكفي من دوافع الحماس فلن تتاثر على الاطلاق. 2- احصل على الالهام ولكن لا تقلد: لا تخجل من ان تلهمك اعمال الاخرين، افعلها كل لحظة ولكن لا تقلد اي شئ، اجعل اشياءك اصلية. الهامك هو الطريق الامثل لان تشعر بشكل افضل، تعلم من تجارب الاخرين وستحصل على روؤية انقى عن ماهية الامور التي ستواجهها و اين تريد ان تضيف مادتك المبتكرة. 3- استثمر اموالك الخاصة: هنالك سببان مهمان لك لان تستثمر اموالك الخاصة في مشروعك. في المرحلة الاولى، لن تجد احدا مفتونا بافكارك الا اذا كنت تمتلك صلاة قوية مع مستثمرين. انت بحاجة الى لايداع ميزانية جيدة لتسهيل نموك، والا ستفلس. السبب الاخر والذي يعد ذو اهمية قصوى لاستثمار اموالك هو ان يجعلك اكثر تفانيا واخلاصا لعملك. عندما تقوم باضافة سيولة الى مشروعك، سيساعدك ذلك على عدم التخلي عن عملك بسهولة. اقول ان 3000 دولار هو مبلغ جيد لتبداء به لرجال الاعمال المبتدئين على الانترنت، لكن لا تاخذ كلامي على اساس انه ملزم، فالمشاريع تتراوح مصاريفها وميزانيتها حسب طبيعة عملها. 4- لا تكن جشعا: قم يتوقيع عقد تمويلي للملكية عندما تستدعي الحاجة. اذا اعتقدت ان شخص ما قد يكون ذا فائدة على شركتك، يجب عليك التخلي عن جزء من ملكيتك له بسبب ان 100% من لاشئ هي لا شئ و 1% من شركة بالمليارات هو شئ. لذلك اذا كنت تعتقد ان باعطائك جزء من شركتك لبعض الخبراء، سيقومون باعطاء الشركة مساندة كبيرة، فقط قم بعمل ذلك. 5- قم بايجاد شريك: ان تفكير اثنان افضل بمئة مرة من تفكير شخص واحد. لقد تم اثبات هذه النظرية مع الوقت! معظم المليونيرات و افضل اصحاب الشركات بدأو بمشاريعهم مع فريق مكون من 2 او 3. ايجاد شخص ليس بالعمل السهل. هل تعتقد انك تريد شخص يفكر مثلما تفكر؟ كيف سيضيف اشياء جديدة على شركتك؟ انت بحاجة الى شخص مختلف، ذكي، يقوم بمناقشتك على الافكار، يمكن ان يكون على اطلاع على امور انت غير مطلع عليها والعكس صحيح. 6- فكر اكبر: اذا كنت جادا بعملك يجب عليك ان تفكر بمقدمة الامور. يجب ان تتخيل نجاح شركتك وان تجاهد من اجل توسع الشركة. على سبيل المثال، بعض الشركات التي قامت بتطبيق افكار رائعة، فشلت بسبب ان عمارتهم غير قابلة للتوسع بشكل كافي ليخدم كمية العملاء وانتهوا كشركات صغير للابد. هناك دائما الوقت المناسب لاعادة تنظيم مشروعك وجعلة غير قابل للاختراق خلال المراحل الاولى للمشروع. 7- الفشل ليس من ضمن خياراتك: لا يستطيع الانسان ان يحقق كل رغبات قلبه، ولا تاتي الرياح بما تشتهي السفن. كرجل اعمال مبتداء، لا تتوقع ان تحصل الامور كا تتوقع. عند نقطة ما، سيفشل تطبيقك! لا يجب ان يكون هذا نهاية مشروعك ولكنه خيار يجب عليك اعادة النظر فيه. الناس يضيعو الكثير من الوقت على نقاط مهمة تفشل، معظمهم يستسلموا! ولكن رجال العمال المبتدئين الحكماء يكملوا بقبولهم لفكرة ان هذا الفشل لن يتكرر مرة اخرى. 8- قم بانشاء شئ تريده: شئ تريده، ان المشروع اقرب لان يتحقق بنجاح عندما يكون هناك حاجة للخدمة التي يقدمها. لماذا تريد انشاء شئ لا تريده او تجده مفيد؟ بعض الناس يريدون انشاء اي شئ ليحصلو على المال. اذا كنت ضمن هذا التصنيف، انصحك بممارسة هواية او عمل اي شئ تحبه و مع مرور الوقت سوف تواجه حاجة لعدة خدمات لم تطبق من قبل وستكون مصدر الهام جيد لان تقوم على عملها. خلاصة القول، لا تهدر وقتك بمحولة ايجاد الفكرة التي ستجعل منك مليونيرا، ستحصل على الفكرة مع مرور الوقت. احب ان اتكلم اكثر عن هذا الموضوع لذلك ساكتب لاحقا من خلال تدوينة مفصلة عن كيف تحصل على فكرة مبدعة لتقوم بتطبيقها اذا وجدت لديك الرغبة لذلك. 9- اسمتع بالفشل: ان الفشل كا ذكرت سابقا، ان الفشل ليس بخيار. هذا لا يعني بالضرورة انك لن تفشل! ما عنيته انك لا يجب ان تدع الفشل يوقفك عن العمل. انا شخصيا شخص محظوظ كوني تعلمت كيف استمتع بالفشل. في كل مرة افشل بها، احاول الكشف عن سبب ذلك والالتفاف حوله. هل تريد ان تكون شخصا مختصا بمجالك؟ بقدر ما تفشل (تحاول)، بقدر ما ستكون اكثر خبرة. استفد من فشلك. 10- تعلم من اخطاء الاخرين: الجميع يرتكبون اخطاء! كل الاخطاء قابلة لان تتخطاها. انه من المهم ان تنظر الى اخطاء الاخرين، لا تسخر منهم، ولكن تعلم منهم وحاول ان تتجنب الخطاء. ان المنافسين في بعض الاحيان يمكن ان يخطئوا لان هناك خطاء في خطة المشروع الخاصة بهم، لا يمكنهم تخطيها لانهم لم يجربوها. انها فرصتك لاستخدام تجربتهم وليس لان ترتكب نفس الخطاء. 11- استمع لنصائح الاخرين: أصحاب المشاريع يميلون الى الاعتقاد بانهم أكثر ذكاء من الآخرين. هم بالتاكيد اذكياء ولكنهك ليسوا الاذكى. ما يجعلك اذكى من الاخرين هو خبرتك. هناك اناس اكثر منك خبرة، استمع لنصائحهم. نفس الشئ مع الشباب، هم يعتقدون انهم يعلمون كل شئ ولكن بعد فترة من الزمن يكتشفون ان ابائهم كانوا على حق. انه ليس من باب المصادفة ان الاباء يمتلكون سنوات اكثر ليحصلو من خلالها على خبرة في هذا الحياة. لا تعطي نفسك مشتوى اكبر من مستواك واستمع لما يقوله لك الناس الذين يمتلكون خبرة اكثر. 12- لا تقم بترقيع عملك، قم بعمله مرة اخرى: ثاناء القيام بمهامك، ستكتشف بعض الاخطاء التاسيسية. ما يفعله معظم الناس هو انهم يقوموا على ترقيعه، ان هذا يؤدي الى مشكلة رئسية اخرى. لا تقل ابدا:”اتمنى لو فعلتها بشكل اخر”، قم بالعمل من البداية بالشكل الاخر. ان هذا سيوفر عليك الكثير من الوقت لاحقا. الكثر من الاناس لا تعتمد على تقسيم العمل الى اقسام عند البداء بمشاريعهم، ولكن عندما يصلون الى نقطة معينة، يتمنون لو انهم قاموا على تجزءة العمل الى اقسام. هل ستقوم باعادة العمل ام ستقوم بترقيعه؟ انا اقول ان تقوم باعادة العمل فورا. انا شخصيا اقوم بحذف الاف السطور من البرمجة كل بضعة اشهر، لانني دائما اتعلم كيف اقوم بعمل الاشياء افضل واسرع 13- اعطه الوقت الذي يحتاجه: اذا اعتقدت انك ستبداء بالحصول على الارباح خلال ايام قليلة، اذهب وابحث عن عمل حقيقي! ان رجال الاعمال المبتدئين الذين يمتلكون اليوم شركات ضخمة كانوا يملكون رؤية طويلة الامد، لم يكن عندهم الاعتقاد بانهم سيحصلوا على دخل في اليوم التالي. كانوا يعرفون ان الامر قد يستغرق شهورا أو سنوات. حسنا! ان هذا ليس محفز ابدا، انا على علم بذلك. تريد الحصول على دخل بشكل سريع وخلال فترة قليلة، للاسف انت لست موظف لتحصل على راتب شهري او اسبوعي. اذا لم تقم بالتضحية وتعطيها بعض الوقت، انا انصحك ان تبحث عن وظيفة. على فكرة، لا تتوقع ان تنشاء مشروع منافس لغوغل خلال اسابيع قليلة. 14- لا تيأس: ان رجال الاعمال المبتدئين يستسلمو بسهولة لاسباب كثير واضحة: - لا يشرف على عملهم احد. - لا يحصلون على دخل. - انهم يقومون بعمل شاق. - قلة و سوء الادارة. - اخطاء تحصل في كثير من الاحيان. الالتزام أمر لا بد منه. أن تلتزم يجب عليك : - ان تستمتع بما تفعله. المليونيرات يقولون انهم لم يعملوا يوما واحدا في حياتهم، انهم كانوا يستمتعون بما يفعلون. - استهلك اموالك الخاصة،كما ذكرت سابقا، عندما تنفق اموالك على مشروعك، ستفكر مرتين قبل ان تستسلم لانك ستخسر. - افعل اي شئ لتبقى متحمسا. 15- التزم بالكمالية: انت مثل السمكة الصغيرة في محيط ملئ ياسماك القرش. اذا لم يكن مشروعك ضد الرصاص، فان الشركات الضخمة ستسحقك بسهولة! انت الموظف الوحيد بشركتك. إذا كنت تعتقد أنك لا تستطيع التعامل مع جميع المهام وحدك (الادراة، التصميم، التطوير، العمارة، والأعمال التجارية…) فكر بالعثور على شريك يمكنه التخفيف عليك. ان الشركة لا يمكنها الصمود اذا كان هناك خلل باحدى اداراتها . المصدر : مجلة فرص لرجال الأعمال

المدير الناجح.. هل يكون صديقاً للموظف؟!

ثمة مديرون لا تربطهم أية علاقة بفريق العمل سوى الأمر والنهي ولا يعرفون عن موظفيهم أية معلومات.. السبب في مشكلات كثير من الموظفين هو عدم وجود من يستمع لهم ويساندهم في أثناء مشكلاتهم ويعاملهم على أنهم بشر ويشعرهم بأنهم أعضاء في الشركة وليسوا مجرد أدوات إنتاج فحسب.

«جيمس .ك. فان فليت» ضابط مخابرات أمريكي، ومن المعلوم أن جهاز المخابرات يعرف كيف يتعامل مع المعلومة وكيف يديرها بشكل صحيح ويستنتج منها ما يريد، هذا الضابط ترك مجال العمل السري في المخابرات وأراد أن يظهر في النور لعامة الناس.

وخرج من هذا السلك بخبراته ومعلوماته وأصبح يؤلف الكتب، وأخذت الشركات تتهافت عليه للإفادة من تلك الخبرات.

وفي أثناء تأليفه سمع أن هناك نسبة80% من عمال إحدى الشركات في (ميسوري) رفضوا التعامل مع الاتحادات العالمية والنقابية وتمثيلهم ضد الشركة، وفوجئ الجميع بهذا الخبر لأنهم يسمعون كل يوم عن عمال في شركات أخرى يتصارعون مع الشركات التي يعملون فيها بتأييد من النقابات

. وهذه الصراعات لا حصر لها ولا عدد. ولما سمع «فان» هذا الخبر لم ينتظر طويلاً بل ذهب إلى مقر هذه الشركة وقابل عدداً من عمال هذه الشركة وطرح عليهم السؤال الآتي: لماذا رفضتم تمثيل الاتحادات العمالية لكم؟ فأجابه أحد العمال بأن: السبب بسيط جداً وهو أن الشركة تعاملنا كبشر ويستمعون إلينا ويبذلون قصارى جهدهم في حل مشاكلنا.

وعاد بالسؤال نفسه إلى عامل آخر وكانت إجابته: بأننا إذا اشتكينا فإننا نجد من يستمع لنا ويهتم بأمورنا ويساعدنا على حل تلك المشكلات ويشعروننا بأننا أعضاء في الشركة ولسنا مجرد أدوات إنتاج.

وكانت إجابات الجميع متشابهة في المضمون، وعرف الباحث فيليت فيما بعد أن هذه الشركة أعدت لعمالها نظاماً لاستقبال شكاواهم ويتعاملون معها بجدية ويقومون بحلها، ولا ينظرون إلى موقع الموظف أو مركزه في الشركة فالجميع يلقون المعاملة نفسها.

لذا فالمدير الناجح لا يتوهم هذه الطريقة ستفتح عليه سيلاً يومياً من مشكلات الموظفين. ومن البديهي أن مشكلات بعض الموظفين غير مرتبطة بالعمل ومع ذلك فإن حل المدير مشكلة هذا الموظف بغض النظر عما إذا كانت تتعلق بالعمل أو لا تتعلق به فإن هذا الموظف سيتغير بدلاً من موظف مشحون بالغضب إلى موظف مشحون بالطاقة والحيوية، فيدفع عجلة سير العمل إلى الأمام بعدما وجد من يسانده ويؤازره في حل مشكلته وهذا هو ما يسعى إليه المدير.

وهناك عدة نقاط يجب على المدير أن يقوم بها ويضعها في حسبانه:

أولاً: يعلم بأن هذا الموظف البسيط في إمكاناته المعرفية لديه حاسة يعرف بها إذا كنت تصغي إليه وتستمع وهل أنت منتبه لحديثه أم لا؟

ثانياً: عليك بالتعرف على مفتاح شخصية موظفيك.. إن هناك بعض الموظفين تثيرهم بعض القرارات ويبدي هذا الموظف غضبه فيجب عليك معرفة طبيعته وفهمك له، وتكون قادراً على التعامل معه؛ وهناك آخرون يتضايقون من أمر ما فخذ ذلك بعين الاعتبار وضعه أمامك في أثناء تقويم العمل. فيا عزيزي المدير: اعرف معلومات كثيرة عن جميع فريق عملك وما هي الأشياء التي تضايقهم وما هي الأشياء التي تسرهم وتسعدهم وما هو الشيء الذي يرفع من معنوياتهم ويشد من عزائمهم للنهوض بسير عجلة الإنتاجية.

وهذا ما تنشده.

ثالثاً: ارتبط إنسانياً بموظفيك..

يقول أوليفر هوليمز - وكان يعمل قاضياً لمدة ربع قرن في المحكمة الدستورية العليا بوزارة العدل الأمريكية-: «إن أفضل أسلوب من أجل تنمية علاقة وصداقة مع من تحب هو أن تستمع لهم بإنصات وبفهم دون مقاطعتهم». إنه لفرق كبير بين من تعمل معهم وراتبهم هو الذي يربطهم بك وبمن تعمل مع فريق عمل يعمل كأنه من أصحاب الشركة ويهمه زيادة الإنتاج ويقلقه نقصانه.

ولا ينتاب المدير بأن عليه فقط ترشيد الإنفاق وزيادة الإنتاج وليس من اختصاصه حل مشاكل الموظفين، وهناك من يحل لهم مشاكلهم ولا يوجد لديه وقت فيعلم المدير بأن هذا الوقت لن يضيع هباءً ولن يضيع سدى. وبعد الاستماع الجيد لمشكلة الموظف بغض النظر عما إذا كانت تتعلق بالعمل أو لا يجب الصبر على الموظف حتى يخرج ما في صدره؛ لأن هذه المشكلة هي التي تسيطر عليه الآن وتأخذ بكل عقله وتفكيره. فإذا وجد حلاً لها أصبح عقله وتفكيره في العمل. وقد يأتي هذا الموظف وهو مليء بشحنات من الغضب ومن خلال معرفتك لمفتاح شخصيته وتحليلك لمعلوماتك السابقة عنه فلابد أن تخرج هذه الشحنات إلى طاقات عمل وتخرجه مسروراً وممتلئاً بالرضا.

********************************************

يقول (روي فلدمان) - وهو يعمل بشركة أمريكان موتورز كمسؤول تنفيذي للعلاقات الداخلية-: "قد يأتيني موظف غاضباً إلى مكتبي فأقابله مقابلة حسنة ولا أعبأ بموقع هذا الموظف. فقد يكون موظفاً بسيطاً ولكني أعامله كمن له أسهم في الشركة أو كأنه رئيس مجلس الإدارة وأجلسه في مجلس وثير قبل أن أجلس أنا وأطلب له كوباً من العصير، وبعد ذلك أطلب منه أن يحكي لي ما بداخله دونما أدنى مقاطعة منى حتى يخرج جميع ما بداخله.

***********************************************

وأهم شيء في نظري هو أن يجد هذا الموظف من يستمع إليه، وأعرض عليه اقتراحاً لحل تلك المشكلة وقد تبدل حاله من مشحون بالغضب كان يريد أن يقتلني إلى صديق وجد من يستمع إليه، المهم عندي هو أن يخرج من مكتبي وهو راض باقتراحي. ويقول إن هذا الاقتراح أفضل مما كان يتوقع.ويخرج مبدلاً شحنات الغضب بشحنات اندفاع وقوة للعمل ونمو في سير عجلة العمل وهذا كل ما آمله»

كيف يفكر الناجح وكيف يفكر الفاشل .

كيف يفكر الناجح وكيف يفكر الفاشل ...

ليس من إنسان إلا ويود أن يكون ناجحا في حياته بعيدا عن الفشل وسبله ، وكن قليلا منهم من يعرف كيف يفكر الناجح وكيف يفكر الفاشل ..ولذا تجد كثير منهم يزعم أنه ناجح في حين أن تفكيره لا يمكن إلا أن يقوده إلى الفشل ، بل ربما إلى الفشل الذريع أو الفشل الذي ليس له مثيل ...

وإليكم أربعة عشر فرقا يميز تفكير الناجح عن تفكير الفاشل ، وأنا أدعوك إلى التأمل فيها بعمق ثم إلى تغيير نمط تفكيرك لينسجم مع تفكير الناجحين وليتنافر مع تفكير الفاشلين ..

1- الناجح يفكر في الحل ، والفاشل يفكر في المشكلة .

2- الناجح لا تنضب أفكاره ، والفاشل لا تنضب أعذاره .

3- الناجح يساعد الآخرين ، والفاشل يتوقع المساعدة من الآخرين .

4- الناجح يرى حلا في كل مشكلة ، والفاشل يرى مشكلة في كل حل .

5- الناجح يقول : الحل صعب لكنه ممكن ، والفاشل يقول : الحل ممكن ولكنه صعب .

6- الناجح يعتبر الإنجاز التزاما يلبيه ، والفاشل لا يرى في الإنجاز أكثر من وعد يعطيه ..

7- الناجح لديه أحلاما يحققها ، والفاشل لديه أوهام وأضغاث أحلام يبددها .

8- الناجح يقول : عامل الناس كما تحب أن يعاملوك ، والفاشل يقول : اخدع الناس قبل أن يخدعوك .

9- الناجح يرى في العمل أمل ، والفاشل يرى في العمل ألم .

10- الناجح ينظر للمستقبل ويتطلع لما هو ممكن ، والفاشل ينظر للماضي ويتطلع لما هو مستحيل .

11- الناجح يختار ما يقول ، والفاشل يقول دون أن يختار .

12- الناجح يناقش بقوة وبلغة لطيفة ، والفاشل يناقش بضعف وبلغة فظة .

13- الناجح يتمسك بالقيم ويتنازل عن الصغائر ، والفاشل يتشبث بالصغائر ويتنازل عن القيم .

14- الناجح يصنع الأحداث ، والفاشل تصنعه الأحداث .

وظائف الإدارة الخمسة

وظائف الإدارة الخمسة

مبادئ الإدارة

مدخل:

قد تسمع هذه الأسئلة، أو قد يتبادر بعضها إلى ذهنك، وهي "ما هي الإدارة؟ من هو المدير؟" أو قد تقول لنفسك "أنا موظف فقط، فما حاجتي لمعرفة العملية الإدارية!؟ أليس هذا هو عمل الرؤساء والمدراء!؟".

في الواقع، كلنا مدراء. فمهما يكن موقعك أو وظيفتك يتلزّم عليك أحيانا إدارة بعض الأمور. وحتى يمكنك إدارتها بشكل جيد، عليك أن تعي العملية الإدارية وعناصرها الرئيسية ومبادئها العامة.

لذا.. سنحاول هنا تبسيط هذه العملية، وشرحها بشكل موجز، يكفي لأن تتكون لدى الفرد منا صورة عامة عن هذه العملية الهامة.

*****************************************************************************

ما هي الإدارة؟

من المنظور التنظيمي الإدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلا للإدارة يتضح أنها أيضا إنجاز الأهداف من خلال القيام بالوظائف الإدارية الخمسة الأساسية (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة).

ما الهدف من تعلّم الإدارة؟

إن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى شقين هما:

1. زيادة مهاراتك.

2. تعزيز قيمة التطوير الذاتي لديك.

من المؤكد أنك ستطبق أصول الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة للإدارة. أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثة فقط.

سنقوم الآن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف الخمسة بشكل مبسط، فهذا يساعد على فهم ما هي الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك.

**********************************************************************

الوظائف الخمسة:

التخطيط: هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.

التنظيم: يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

التوظيف: يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة.

التوجيه: إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.

الرقابة: الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

أصول ((فايول)) للإدارة

هنري فايول (1841 – 1925) مؤلف كتاب "النظرية الكلاسيكية للإدارة"، عرّف الوظائف الأساسية الخمسة للإدارة (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة). وطوّر الأصول الأساسية الأربعة عشر للإدارة والتي تتضمن كل المهام الإدارية.

كمشرف أو مدير، سيكون عملك عبارة عن مباشرة تنفيذ الوظائف الإدارية. أشعر أنه من المناسب تماما مراجعة الأصول الأربعة عشر للإدارة الآن. استخدام هذه الأصول الإدارية (الإشرافية) سيساعدك لتكون مشرفا أكثر فعالية وكفاءة. هذه الأصول تعرف بـ "أصول الإدارة" وهي ملائمة للتطبيق على مستويات الإدارة الدنيا والوسطى والعليا على حد سواء.

الأصول العامة للإدارة عند هينري فايول:

1. تقسيم العمل: التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.

2. السلطة: إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.

3. الفهم: تشمل الطاعة والتطبيق والقاعة والسلوك والعلامات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.

4. وحدة مصدر الأوامر: يجب أن يتلقى الموظفين أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.

5. يد واحدة وخطة عمل واحدة: مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس الأهداف.

6.إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة: إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.

7. مكافآت الموظفين: قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.

8. الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفدرية: هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.

9. قنوات الاتصال: السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى "تسمى الخطوط الرسمية للأوامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.

10. الأوامر: الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.

11. العدالة: المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.

12. استقرار الموظفين: يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل.

13. روح المبادرة: يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثر من المدير الغير قادر على ذلك.

14. إضفاء روح المرح للمجموعة: في الوحدات التي بها شدة: على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.

الوظيفة الأولى: التخطيط

غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:

1. ماذا نريد أن نفعل؟

2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟

3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟

4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟

من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:

1. تحديد الموارد المطلوبة.

2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.

3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).

4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.

يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثلاث فئات مختلفة تسمى:

1. التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.

2. التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.

3. التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات.

أنواع التخطيط الثلاثة:

التخطيط الاستراتيجي:

يتهم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:

1. إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.

2. إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.

3. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.

التخطيط التكتيكي:

يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.

التخطيط التنفيذي:

يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.

خطوات إعداد الخطط التنفيذية:

الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.

الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.

الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.

الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.

الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.

الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.

الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.

الوظيفة الثانية: التنظيم

التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات. "وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" في كتابهم "مقدمة الإدارة" عرّفا وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.

هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:

1. تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2. تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.

3. تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.

4. تصميم مستويات اتخاذ القرارات.

المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المنظمة: كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.

ماذا يعمل التنظيم؟

العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقا في عملية التخطيط أمرا ممكنا. بالإضافة إلى ذلك، فهي تضيف مزايا أخرى.

1. توضيح بيئة العمل: كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا. ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.

2. تنسيق بيئة العمل: الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات. والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور. كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.

3. الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات: العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خلال الهيكل التنظيمي. هذا سيتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات.

"بلنكت" و "اتنر" يستمران فيقولان أنه بتطبيق العملية التنظيمية ستتمكن الإدارة من تحسين إمكانية إنجاز وظائف العمل.

الخطوات الخمسة في عملية التنظيم:

الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف:

الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.

الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:

ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.

الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة:

المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:

1. فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ).

2. وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات.

3. البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي.

الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:

إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.

الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات:

هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:

1. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة.

2. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).

الوظيفة الثالثة: التوظيف

الناس المنتمين لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى. هذه الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف. المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.

يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. هذه الخطوات الثمانية تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، توفير الموظفين، الاختيار، التعريف بالمنظمة، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل، وإنهاء الخدمة.

والآن سنتعرف على كل واحدة من هذه المهام الثماني عن قرب.

مهام التوظيف الثمانية:

أولا: تخطيط الموارد البشرية: الغاية من تخطيط الموارد البشرية هي التأكد من تغطية احتياجات المنظمة من الموظفين. ويتم عمل ذلك بتحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوب توافرها في الموظفين. ولعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاث عناصر هي

1. التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموظفين.

2. مقارنة احتياجات المنظمة بموظفي المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات.

3. تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج المنظمة) ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل المنظمة) لسد هذه الاحتياجات.

ثانيا: توفير الموظفين: في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة. وستستخدم الإدارة أداتين في هذه الحالة هما مواصفات الوظيفة ومتطلباتها. وقد تلجأ الإدارة للعديد من الوسائل للبحث عمن يغطي هذه الاحتياجات، مثل: الجرائد العادية والجرائد المختصة بالإعلانات، ووكالات العمل، أو الاتصال بالمعاهد والكليات التجارية، ومصادر (داخلية و/أو خارجية) أخرى. وحاليا بدأت الإعلانات عن الوظائف والاحتياجات تدار عن طريق الإنترنت حيث أنشأت العديد من المواقع لهذا الغرض.

ثالثا: الاختيار: بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل المواقع المعلن عنها، ويتم اختيار من تتطابق عليه الاحتياجات. خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملئ بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع لأشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.

رابعا: التعريف بالمنظمة: بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالمنظمة. عملية التعريف بالمنظمة تتضمن تعريف مجموعات العمل بالموظف الجديد وإطلاعه على سياسات وأنظمة المنظمة.

خامسا: التدريب والتطوير: من خلال التدريب والتطوير تحاول المنظمة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة المنظمة.

التدريب: يهتم بزيادة مهارات الموظفين.

التطوير: يهتم بإعداد الموظفين لإعطائهم مسؤوليات جديدة لإنجازها.

سادسا: تقييم الأداء: يتم تصميم هذا النظام للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة.

سابعا: قرارات التوظيف: قرارات التوظيف كالمتعلقة بالمكافآت التشجيعية، النقل، الترقيات، وإنزال الموظف درجة كلها يجب أن تعتمد على نتائج تقييم الأداء.

ثامنا: إنهاء الخدمة: الاستقالة الاختيارية، والتقاعد، والإيقاف المؤقت، والفصل يجب أن تكون من اهتمامات الإدارة أيضا.

الوظيفة الرابعة: التوجيه

بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، تكون الخطوة التالية في العملية الإدارية هي توجيه الناس باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية. في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.

وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة لتعريفنا للقيادة "إنجاز الأعمال من خلال الآخرين"، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فحسن مقدرته على توجيه الناس تبرهن مدى فعاليته.

متغيرات التوجيه:

أساس توجيهاتك لمرؤوسيك سيتركز حول نمطك في القيادة (دكتاتوري، ديموقراطي، عدم التقييد) وطريقة في اتخاذ القرارات. هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في قرارك بكيفية توجيه مرؤوسيك مثل: مدى خطورة الحالة، نمطك القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، بكونك قائد موجه للآخرين عليك:

1. معرفة جميع الحقائق عن الحالة.

2. التفكير في الأثر الناجم عن قرارك على المهمة.

3. الأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذك للقرار.

4. تأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليك اتخاذه.

بصفتك شخص يوجه أنشطة الآخرين فعليك أيضا

1. تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.

2. جعل الأوامر واضحة ومختصرة.

3. متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.

سنتعرف الآن على المزيد من المعلومات حول العملية التوجيهية.

إرشادات حول عملية التوجيه:

المقترحات التالية مقتبسة من "ما الذي يجب أن يعرفه كل مشرف" للكاتبان ليستار بيتل و جون نيستروم.

1. لا تجعلها نزاع من أجل السلطة. حاول أن تركز اهتمامك –واهتمام الموظفين- على الأهداف الواجب تحقيقها. الفكرة هي أن تتخيل أن هذا هو الواضع التي تقتضيه الأوامر، فهو ليس مبنيا على هوى المدير.

2. تجنب الأساليب الخشنة. إذا أردت أن يأخذ موظفيك التعليمات بجدية فعليك بهذه الطريقة.

3. انتبه لكلماتك. الكلمات قد تصبح موصل غير موثوق فيه لأفكارك! كما عليك أيضا مراقبة نبرة صوتك. معظم الناس يتقبلون حقيقة أن عمل المشرف هو إصدار الأوامر والتعليمات. ومعارضتهم لهذه الأوامر مبنية على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.

4. لا تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء. أعط الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف. دعم يأكدون فهمهم بجعلهم يكررون ما قلته.

5. تأكد من حصولك على "التغذية الراجعة" بالطريقة الصحيحة. أعط الموظفين الذين يريدون الاعتراض على المهام الفرصة لعمل ذلك في الوقت الذي تفوض فيه المهام لهم. إن معرفة والسيطرة على المعارضة وسوء الفهم قبل بدء العمل أفضل من الانتظار لما بعد.

6.لا تعطي الكثير من الأوامر. المعلومات الزائدة عن الحد تعتبر مثبطة للعاملين. اجعل تعليماتك مختصرة ومباشرة. انتظر حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل أن تطلب منهم البدء في عمل ثاني.

7. أعطهم التفاصيل المهمة فقط. بالنسبة للمساعدين القدماء، لا يوجد ما يضجرهم أكثر من استماعهم لتفاصيل معروفة.

8. انتبه للتعليمات المتضاربة. تأكد من أنك لا تقول لموظفيك أمرا ما بينما المشرفين في الإدارات المجاورة يقولون لموظفيهم ما يعارض ذلك.

9.